総会の招集通知は、いつ発すればよい!?

マンション管理の情報屋です\(^o^)/おはようございます。みなさんバカンス中でしょうか?

総会開催通知_中14日.PNG

今日は、新人フロントマンのための「総会の招集通知」についてです。

どこのマンション管理会社でも、土日の総会資料はたいてい金曜日に発送してると思います。
金曜日はいろんな案件の最終締め切りになることが多いため、マンション管理会社の各フロントマンは慌ただしくしていることが多いと思います。

皆さんはまず大丈夫だとは思いますが、もしあやふやな人がいると困りますので、今日は総会の招集通知の発送期限を確認したいと思います。

標準管理規約上、総会資料は2週間前に発すればよい、となっています。
これも皆さんご存じかと思いますが、2週間前に発することが要件ですので、相手方に届いているかどうかということではありません。これを「発信主義」といいます。
電話でも書面でも口頭でも、伝える方法に制限はありませんが、まぁ書面で送らない人はいませんよね。

ちなみに通知の期間は、区分所有法(35条1項)では「1週間前」とあり、同上の但し書で「この期間は、規約で伸縮できる」と定められています。標準管理規約では、議題の検討期間等を考慮して2週間前と定められました。

で、具体的に言うと中14日入れる必要があります。

16日(日)に総会が開催されるとした場合、1日(土)に発送しなければなりません。

つまり
日曜開催なら、2週間前の土曜発送
土曜開催なら、2週間前の金曜発送
となります。
開催曜日の一日前の曜日と覚えておいたらよいですね。

と、言う訳で、今日のマンション管理の情報屋は、夏休みの出先の新潟からでした^^


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posted by 情報屋 at 09:28 | Comment(3) | TrackBack(0) | 管理規約 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
 総会は“議決機関”です。審議機関ではありません。そう割り切るべしと当職は強硬に主張しているのですが、有名人やメジャーな本でも、「総会はマンションでは最高の意思決定機関であって、おおいに出席して活発な議論を交わすべし」的な発想のことを言っている、「現実離れした人」がいるのには往生します。

 意思決定機関は理屈ではそうですが、これを拡大解釈して議論の場にしてはなりません。マンションの総会など、議論する暇はありません。台風の目が出席して議論をひっくり返し、議決できなければ執行が遅れて大変なことになる議案が目白押しのはずです。
 だから当職、「総会」は委任状大歓迎。できれば規約改正の必要数4分の3以上の絶対多数委任状で、出来レースのシャンシャン総会が一番いいと言っています。

 その代わり、当職が提唱しているのは、事業年度中途の、全員強制参加(総会ではないので家族・縁故者の代理出席おおいに可。昼間仕事、夜も遅い、でマンションの「今」を知らない区分所有者の旦那より、家事を守る奥さんに来てもらうほうが、どれだけ話が早いことか)の「重要事項説明会」開催です。

 遠隔地居住の賃貸区分所有者にも「年に一度くらいは自分の持っている資産の現況確認も兼ねて出て来い。何!出られない。それなら、今回の説明議案については一切異議を申し立てませんという念書を送ってくれ。」です。そして、「総会ではない」から賃借人も全員強制出席させる。その場に住んでいるのは賃借人であり、実生活ではオーナー以上に賃借人が理解していないと困る事案の方が多いはずです。

 議案は、
1 当年度事業については、上期で業者選定とか工法、工程決定をしておいて、説明会で今後の執行計画を示す。
2 規約改正案等については、最低でもこのときに骨子を出しておいて
 ガス抜きを兼ねて、居住者、区分所有者に徹底的に言いたいことを言わせる。
 総会でガタガタ言う者が出たら、「なぜ重説のときに言わなかった。今更何を言う。」で黙ります。動議は、却下。次回の重説に提案してくれ、です。

 そして、「重要事項説明会」は必ず、同一議案について2日以上説明会日を設定して、都合のいい日に来させる。欠席者から「わざと、俺の都合の悪い日に設定しやがって」と言わさないようにするためです。
 その複数の会日にも出張等で出られない者ばかりを日程調整して集めて最後の詰めの会を1日。
 こうして、年に一度、区分所有者、賃借人と対面すると、人間、面を合わせた相手にはつまらないことをガタガタ言わなくなるものです。また、生活状況もほぼ把握できます。逆に、これだけの会日を取っても出てこられない者は、生活に何か異変が起こっていると考えて間違いありません。
 この「重要事項説明会」、多少手間はかかりますが「予防司法」として、非常に有効です。
Posted by 総会は議決機関:香川県非業者系マンション管理士会会長近藤昌紀 at 2013年08月14日 06:36
近藤様

いつも鋭いご意見を頂きありがとうございます。勉強させて頂いております。

「総会は“議決機関”です。審議機関ではありません。」わたくしも全く同意見です。

私の場合は、総会での議決をスムーズに行うために

@理事会の議事録等を全戸へ配布し、総会の議案となる事項や理事会で日々検討している事項等について広報する。
A広報している内容について、意見や質問がある場合は書面で管理組合に提出するよう広報する。

ということを基本形として理事会へ提案しています。
状況によって内容は変えますが。

今後もお気づきのことなどありましたらお教え頂けると助かります。
よろしくお願いいたします。
Posted by 情報屋 at 2013年08月18日 10:12
 自称、「いい意味の“総会屋”」、香川県非業者系マンション管理士会会長近藤紀文です。

 上記、当職もそうしていますが、それでも、読まないやつはとことん読みません。
 読まないんなら、総会も委任状でいいものを、こういうやつに限って、「総会に出れば、日頃の投函文書のことは全部言ってくれるもの」と錯覚して、のこのこ出てきては、言葉の端々、一文のニュアンスに揚げ足を取る。審議は中断する、本質論は論議されない。議決は遅れる。愛想を尽かした参加者の中には中途退出者も出る。
 おおよそ、こういう「台風の目」的存在は1回総会をやれば分かります。台風の目をたたきつぶす、あるいはせめて熱帯低気圧のレベルに落して、総会審議をスムーズに進めるためには、今のところ、この年度中途の「重要事項説明会」しか手はありません。而して、上記投稿のとおり、台風の目が活発化すると、

 「なぜ重説のときに言わなかった。今更何を言う。」でたいていは黙ります。
 動議は、却下。「次回の重説に提案してくれ」です。

 こういう、「台風の目」がいるマンションでは、ぜひお試しあれ。

 なお、日本ハウズイング岡山支店では、この趣旨に賛同して、まさに総会対策として、総会とは別日の重要事項説明会又は議案説明会を催すよう受託管理組合に提唱し、成果を上げているようです。


Posted by 読まないやつが騒ぐ:香川県非業者系マンション管理士会会長近藤紀文 at 2013年08月23日 06:57
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